Делаем томографию компании, или Немного об управленческом балансе
Один из важнейших вопросов, которые волнуют владельцев всех без исключения компаний в конце месяца – получение прибыли и чистый доход его предприятия. Отчеты и балансы – это компетенции финансового директора и главного бухгалтера. Собственнику не нужны тонны счетов, ему нужен один конкретный отчет, который в цифрах покажет, сколько было заработано за месяц. И когда он видит отчет о прибыли и убытках, который ему предоставили, зачастую в его голове возникает резонный вопрос: по бумагам заработали много, а денег почему-то нет.
Почему возникает такая ситуация? Дело в том, что из отчета прибыли и убытков складывается лишь часть реальной картинки. К примеру, если компания получила штраф, а пришел он уже после формирования отчета, то, естественно, этой статьи расходов в нем не будет. К тому же не исключены и ошибки, закравшиеся в отчет во время ручного сбора информации, выявление таких ошибок – сложный и трудоемкий процесс.
В таких ситуациях крайне необходим управленческий баланс – необходимый в работе каждого руководителя инструмент. Почему его редко используют и для чего он нужен каждой компании, мы расскажем в данной статье.
В чем важность использования управленческого баланса?
Управленческий баланс можно сравнить с МРТ компании и ее стратегической картой одновременно. Благодаря управленческому балансу можно адекватно оценить состояние компании.
Кому нужен управленческий отчет? В первую очередь в нем должен быть заинтересован собственник. Для него управленческий баланс предоставляет следующие возможности:
- сопоставлять цифры в разных отчетах и в случае их несовпадения найти и исправить ошибки;
- дать оценку системе управления, точно владея информацией о том, что происходит в дебете, кредите, на складе и т.д.;
- управление активами и перераспределение денежных потоков;
- прогнозирование финансового состояния;
- определенная независимость от финансового директора.
Структура управленческого баланса
Первый отчет – отчет о движении денежных средств.
Второй отчет – отчет об убытках и прибыли. Этот отчет оказывается в особом почете у собственников.
Для получения управленческого баланса, необходимо соединить два этих отчета. Следует заметить, что делать это необходимо методом двойной записи. В противном случае точность цифр может вызвать сомнения.
Двойная запись была изобретена итальянским математиком и монахом Луки Пачоли. Суть метода заключается в том, что любая хозяйственная операция одновременно отражена и по дебету одного счета, и по кредиту другого. Этот метод обеспечивает сохранность баланса и сводит к минимуму ошибки в подсчетах.
Анализ полученного отчета проводится совместно с финансовым директором, для того чтобы проверить, не забыли ли о каких статьях, и уточнить, ненужно ли что-нибудь откорректировать. Зачастую возникает ситуация, когда прибыль в ОДДС на 10% меньше, чем ОПУ.
Разберем на примере. В компании, которая занимается продажей электроинструмента, после составления управленческого баланса выяснилось, что у клиента долг двадцать тысяч уже несколько месяцев. Почему это выяснилось только после составления управленческого баланса? Потому что товар был отгружен нестандартным способом, поэтому ни в одном отчете данная статья не была отражен.
Какие из показателей наиболее важны?
На этот вопрос нет однозначного ответа. Так как на многое накладывает отпечаток специфика деятельности и отрасль производства, в которой работает компания. В большинстве случаев владельцу бизнеса будет интересна рентабельность, что поможет оценить, эффективно ли используются его средства и приносят ли прибыль вложенные активы.
Вид управленческого баланса
Примерно так выглядит управленческий баланс. Почему примерно? Потому что для управленческого баланса нет строго регламентированной формы. Название и количество элементов зависит исключительно от того, в каком виде собственник хочет получать отчет.
Из представленного выше отчета можно сделать следующие выводы:
· компания владеет достаточно большими денежными средствами. Их можно либо перевести на расчетный счет, либо положить под проценты на депозитный счет;
· внушительная сумма числится на подотчетниках. Резонно задаться вопросом: почему у сотрудников на руках находятся эти деньги?
· с настороженностью следует отнестись и к дебиторке. Необходимо выяснить, по каким причинам компания переплачивает поставщикам и почему большая дебиторка отражена и в расчетах с покупателями. Необходимо узнать список должников и сроки просрочки по оплате.
Насколько часто стоит анализировать управленческий баланс?
Управленческий баланс стоит проверять финансовому директору не реже одного раза в месяц. Владельцу бизнеса, чтобы быть осведомленным о положения дел в своей компании, достаточно делать это раз в два-три месяца.
С какой целью и нужно ли вообще собственнику бизнеса запрашивать отчет ДДС косвенным методом?
В первый раз получив управленческий баланс, необходимо очень тщательно проанализировать все полученные цифры. Если не были обнаружены серьезные недостатки в работе компании и она правильно функционирует, можно следующие пару месяцев запрашивать лишь отчет о движении денежных средств косвенным методом. Цель такого отчета – отражение изменений в балансовых статьях за данный период.
К примеру, если ОДДС косвенным методом определит, что и денежные средства и начисления за этот период совпали, значит – баланс останется таким же, как и был. Если же задолженность стала больше, следует обратить на это внимание и разобраться в причинах роста долга. Если причина в том, что расширился бизнес, можно не волноваться. Если же доходы остались на прежнем уровне, может оказаться, что денежные средства распределяются неправильно.
В итоге, если компанией были определены те показатели, которые являются для нее нормативными, управленческий баланс можно не составлять некоторое время, вполне достаточно будет отслеживание изменений в ОДДС косвенным методом.
Преимущества ведения управленческого баланса для развития компании
Мы уже рассказывали о преимуществах ведения управленческого баланса для решения внутренних задач компании. Кроме этого, управленческий баланс положительно скажется и на построении отношений с потенциальными инвесторами. Управленческий баланс гарантирует надежность и прозрачность движения денежных потоков, что крайне важно для тех, кто готов вложить в компанию свой капитал.
Некоторые банки предлагают более выгодные условия предоставления кредита, если компания предоставляет управленческий баланс.
С управленческим балансом продать компанию будет гораздо легче, чем без него. Потенциальные покупатели, проведя анализ показателей баланса, оценят главные при заключении сделки параметры – стоимость компании и ее финансовое положение. Если финансовых средств достаточно для того, чтобы покрыть имеющуюся задолженность, а оборотные и внеоборотные средства обеспечиваются собственным капиталом и привлечением дополнительных средств, у покупателя будет достаточно аргументов для покупки компании.
Обеспечение точных показателей
Преимущественное большинство белорусских компаний итоговый отчет формирую в Excel. В этом случае возрастает риск получения ошибки вследствие невнимательности человека, составляющего отчет.
Время не стоит на месте и любая система развивается. Поэтому на данный момент многие компании ищут альтернативу Excel – автоматизированный инструмент составления управленческого учета. Этот продукт предоставляет массу преимуществ как для собственника, который всегда будет в курсе положения дел своей компании, так и финансовому директору, который предоставляет прозрачный управленческий отчет, что положительно скажется на его деловой репутации.
Однако следует отметить, что в автоматизации управленческого отчета есть и нюансы. Управленческий отчет – своеобразный хаос. Автоматизируя его, получим автоматизированный хаос. В первую очередь перед тем, как претворить эту идею в жизнь, нужно четко представлять, что вы хотите получить в итоге.