Организация управленческого учета: основные ошибки
Первая ошибка, которую допускают многие руководители, – отождествляют управленческий учет и черную бухгалтерию. Не нужно думать, что учет денежных средств и прибыли – это управленческий учет, такой подход может привести к проблемам в будущем.
Вторая по распространенности ошибка – недооценивание значения управленческого учета. Управленческий учет предполагает анализ таких параметров, как количество клиентов, обратившихся с жалобами на обслуживание, скорость логистических операций. Управленческий учет предполагает анализ количества товаров, проданных конкурентами. В бухгалтерском учете вы не увидите ни один из этих параметров. А ведь отсутствие этих данных серьезно сказывается на конкурентоспособности бизнеса. Ведение учета денежных средств и прибыли дает возможность принимать оперативные решения, однако не открывает никаких перспектив развития бизнеса и увеличения прибыли в будущем.
Что следует знать, приступая к организации управленческого учета
В первую очередь стоит определить, что же такое управленческий учет. Это система, которая позволяет выявлять, измерять, собирать регистрировать, анализировать и интерпретировать оперативную информацию. Эта информация дает возможность принимать важные управленческие решения в минимальные сроки. Главная задача управленческого учета – предоставление владельцу данных об актуальном состоянии его бизнеса. Управленческий учет позволяет не только вовремя принимать важные для компании решения, но и правильно распределять ресурсы, что, без сомнения, повышает эффективную работу компании.
В чем отличие управленческого учета от бухгалтерского
- Законодательные акты не регламентируют управленческий учет.
- Управленческий учет ориентирован на развитие бизнеса.
- Управленческий учет подвергает анализу деятельность всех подразделений компании.
- Управленческий учет не всегда предоставляет точные данные, некоторые цифры и оценки могут быть приблизительными.
- В управленческом учете анализируются не только денежные потоки.
Особенности управленческого учета
Нацелен на будущее. В бухгалтерском и финансовом учете анализируется прошлое или текущее финансовое состояние компании. Управленческий учет ориентируется на будущее. В управленческом учете ставится цель развития компании, разрабатываются пути достижения данной цели, формируются инструменты контроля процесса достижения этой цели.
Управленческий учет регламентируется не законодательными актами, а исключительно внутренними документами. Бухгалтерский и финансовый учет подчиняется всевозможным законам, различным положениям и пояснениям налоговых служб. Невыполнение этих предписаний чревато негативными последствиями. Требования к ведению управленческого учета формируются руководителем компании и зависят от необходимых для анализа параметров.
В центре внимания управленческого учета – компания изнутри. Бухгалтерский и финансовый учет анализирует деятельность компании в целом. Управленческий учет оценивает не только всю компанию, но и каждое из ее подразделений в целом. И чем лучше будет организован в вашей компании управленческий учет, тем лучше вы узнаете свой бизнес изнутри. Причем, если в компании реализовано несколько направлений бизнеса, вести управленческий учет советуем отдельно по каждому. Минус бухгалтерского учета именно в том, что анализировать каждое направление невозможно, анализируется деятельность всей компании в целом.
Ориентированность на инсайдеров. Финансовый и бухгалтерский учет интересует налоговые органы, инвесторов и кредиторов. Ведь ни один инвестор не вложит деньги в предприятие, не ознакомившись с финансовым бухгалтерским учетом. Кстати, в последнее время все чаще инвесторы и кредиторы просят предоставить и управленческий учет, но это скорее исключение, чем правило. В первую очередь управленческий учет необходим владельцу бизнеса и руководству компании для возможности быстрого принятия важных для компании решений. Причем в некоторых компаниях данные управленческого учета становится коммерческой тайной.
Приблизительность данных управленческого учета. Особенность бухгалтерского и финансового учета – точность предоставляемых данных и строгое соблюдение сроков предоставления отчетов – ежемесячно, поквартально и годовой отчет. Управленческий учет не предполагает абсолютной точности предоставляемых данных, допустимая погрешность варьируется в пределах 5%, главное для управленческого учета – актуальность предоставляемой информации.
Деньги не главный критерий для управленческого учета. Бухгалтерский и финансовый учет, бюджетирование и планирование составляются в денежном выражении. Поэтому зачастую трудно понять, какая именно информация скрывается за цифрами. В управленческом учете кроме денежных есть и другие показатели – объемы бракованного товара, нормы выработки, качество предоставления услуг, уровень удовлетворенности работников условиями труда и др. Зная эти показатели, можно принимать оперативные управленческие решения, таким образом повышается эффективность.
Внедрение управленческого учета
1 этап. Составления списка важных для деятельности компании показателей. Причем выбирать следует те, которые вы считаете нужным.
Для компании, владеющей торговой точкой ключевыми для управленческого учета будут следующие показатели:
- прибыль на каждый квадратный метр торговой площади;
- средняя сумма, которую тратит покупатель в торговой точке;
- количество покупателей в день;
- выручка на каждого сотрудника магазина;
- время, отведенное на обслуживание каждого клиента;
- количество неудовлетворенных обслуживанием клиентов и т.д.
2 этап. Предоставление подчиненными отчетов по управленческому учету в первых числах месяца. Если вы, как руководитель компании, будете получать оперативную информацию, это позволит вам внимательно следить за всеми процессами в своей компании. Крайне важно строго следить за предоставлением отчетов. Какой смысл в отчете за май, если он будет готов к концу июня?
3 этап. Конфиденциальность. Бухгалтерский и финансовый учет доступен третьим лицам: инвесторам, кредитором, налоговым органам, которым вся информация предоставляется по первому требованию. Управленческий учет предназначается для узкого круга руководителей и владельцев бизнеса, поэтому данные управленческого учета часто являются коммерческой тайной. Рекомендуем ограничить круг лиц, которым будут доступны отчеты управленческого учета во избежание утечки информации.
Управленческий учет: кейсы
Приведем реальные примеры ведения управленческого учета.
Компания, работающая в области торговли, приняла решение о ведении управленческого учета. Обязанности по его ведению возложили на бухгалтера. Естественно, вести его бухгалтер качественно не мог, так как привык работать с точными данными. Для составления отчета не хватало договоров, накладных и т.д. Руководителям было рекомендовано снять обязанности ведения управленческого учета с бухгалтера и распределить их по руководителям подразделений компании. Результатом такой корректировки стала новая стратегия работы компании, которая позволила повысить прибыль компании на 15% уже через полгода.
Строительная компания, которая занимается разработкой проектов и продажей строительных материалов, с нашей подачи разделила управленческий учет по трем подразделениям: проектном, торговом и строительном. Уже через месяц были выявлены недостатки в работе подразделений: некачественная логистика, недостаточная мотивированность и нацеленность на результат менеджеров в проектном подразделении. Руководством компании оперативно были приняты меры по стимулированию сотрудников, оптимизированы логистические операции. Итогом этих действий стало увеличение прибыли на 20%.
Отчетность в крупной производственной компании предоставлялась раз в два месяца. Мы посоветовали организовать ежемесячную отчетность. По итогам этих отчетов были оптимизированы внутренние процессы, прибыль компании увеличилась на 15%.