Чтобы эффективно внедрить учетную систему, нужно следовать хорошо продуманному плану. Как правило, этапы внедрение разных систем одинаковы. Мы предлагаем ознакомиться с чек-листом, который был составлен с учетом нашего многолетнего опыта в качестве внедренцев. Статья будет интересна обоим участникам процесса внедрения: и организации-заказчику, и сотрудникам компании-исполнителя.
*Курсивом выделены пункты, выполнением которых занимается компания-заказчик.
Консультации
- Собираем, систематизируем и анализируем предложения и пожелания заказчика.
- Заказчик определяет, кто в его компании будет отвечать за внедрение системы.
- Определяем сотрудника (-ов), ответственных за ведение проекта.
- Собираем рабочую группу – представителей со стороны заказчика и исполнителя.
- Обсуждаем и согласуем, какие программы будут использованы при реализации проекта. Примерный список инструментов выглядит так: MindManager (для структурирования и визуализации информации), Bizagi BPM (для создания моделей бизнес-процессов), Google docs или Tomsplanner (для создания технического проекта), e-mail, Viber, Skype (инструменты, позволяющие постоянно быть на связи и оперативно решать возникшие проблемы).
- Определяем вид обновляемого учета: регламентированный, налоговый, МСФО или управленческий.
- Определяем, какие из разделов учета будем обновлять: заработная плата, бухгалтерия, склад, продажи, закупки и так далее.
- Определяем особенности учета: РАУЗ или партионный учет для логистики, процессный или дискретный для производства.
Аудит
- Заказчик предоставляет доступ в учетные системы.
- Тщательно исследуем учетные системы и описываем текущие бизнес-процессы.
- Разрабатываем и описываем будущие бизнес-процессы.
- Определяем, кто из пользователей будет задействоваться в бизнес-процессах.
- Определяем причины и цели смены или первичного внедрения учетной системы.
- Определяем, какими должны быть показатели к завершению проекта.
- Определяем показатели успешности или окупаемости внедряемой системы. Отбираем методы, которые будут способствовать увеличению прибыли компании заказчика.
- Фиксируем необходимые на данный момент показатели учета, к примеру, прибыль, объем оборотных средств, время ожидания предоставления отчетов, время простоя оборудования, то есть все, что можно улучшить посредством внедрения системы учета. Выявляем особенности текущей системы учета.
- Определяем уязвимые места текущей системы учета.
Создание проекта
- Выбираем оптимальное в данной ситуации программное обеспечение: платформа и конфигурации 1С, SQL-сервер.
- Устанавливаем демонстрационную версию выбранного программного обеспечения.
- Обеспечиваем доступ к демонстрационной версии всем заинтересованным пользователям.
- Тестируем конфигурацию.
- В демонстрационной конфигурации моделируем будущие бизнес-процессы на типовом функционале
- Определяем, каковы будут особенности адаптации конфигурации согласно потребностям заказчика.
- Анализируем методы хранения данных, количество пользователей, нагрузку на систему. И в зависимости от полученных результатов выбираем оптимальное аппаратное решение.
- Составляем техническое задание проекта.
- Составляем технический проект: описываем методы, посредством которых будет реализовано техническое задание.
- Рассчитываем примерные затраты и срок реализации проекта.
- В структуре затрат определяем, какой будет премиальная доля исполнителей и участников со стороны заказчика.
- Заказчик определяет сотрудников, которые будут принимать непосредственное участие в работе над проектом.
- Заказчик расставляет приоритеты в работе своих сотрудников – участников проекта. Это необходимо по причине того, что работники компании, помимо участия в проекте, обязаны выполнять свои должностные обязанности.
- Оформление приказов на формирование рабочей группы из сотрудников компании.
- Определяем, в каком порядке будем вводить разделы и виды внедряемой системы. Почему нужен порядок? Потому что одновременно освоить все функции системы будет сложно и неудобно. Мы предлагаем, к примеру, сначала автоматизировать бухгалтерию, затем систему расчета, заработной платы и в последнюю очередь производство.
- Определяем, каким образом заказчик будет принимать результаты работы.
- Готовим договор.
Методическая и техническая подготовка
- Заказчик занимается закупкой и вводом в эксплуатацию необходимого для внедрения системы оборудования.
- Устанавливает лицензионную версию программного обеспечения.
- Настраиваем резервное хранение баз данных.
- Обеспечивает необходимую защиту всей информации.
- Определяем роли и права доступа пользователей.
- Вносим в систему минимальную справочную информацию (имена пользователей, учетная политика), настраиваем счета учета номенклатуры, статьи затрат, проверяем настройки кассы, склада, организации и т.д.
- Осуществляем аппаратную и программную подготовку рабочих мест. Выполняем настройку значений для подстановки по умолчанию, а также настройку печати и основных счетов.
- Готовим данные, которые необходимо перенести в систему.
- Формируем базы данных для первичного заполнения.
- Переносим данные и заполняем справочную информацию.
- Переносим остатки и заполняем недостающую справочную информацию.
- Заказчик и его команда проверяет, все ли данные были перенесены в систему.
- Создаем несколько копий баз данных. Они будут использоваться для тестирования, а также для обучения сотрудников. Доступ к этим базам открыт для всех интересующихся работой учетной системы.
- Заказчик и сотрудники его компании самостоятельно занимаются изучением установленной программы: знакомятся с видеокурсами, статьями в интернет-источниках, работают с базами данных, предназначенными для тестирования.
- Моделируем типичные рабочие ситуации с реальными данными в тестовых базах. Анализируем выявленные ошибки и недостатки в работе системы.
- Организуем обучение квалифицированных и наиболее заинтересованных сотрудников компании заказчика. Цель: экономия времени, в дальнейшем эти сотрудники смогут самостоятельно, без нашей помощи обучить своих коллег. На данном этапе нет необходимости в составлении инструкции по работе с системой, так как программа работает в тестовом режиме и нет гарантии, что в нее не будут внесены изменения.
Ведение учета
- Заказчик осуществляет ведение учета в системе, выявляет и систематизирует отклонения в работе программы.
- После первого закрытия отчетного периода осуществляем технический контроль работоспособности системы.
- Анализируем проблемы, возникшие у сотрудников компании в ходе работы с программой.
- Адаптируем программу под потребности сферы деятельности компании. Корректируем работу пользователей.
- Осуществляем тестирование нагрузки базы данных и сети.
- Готовим инструкции и справочные материалы по работе системы.
- Заказчик обеспечивает свободный доступ к справочной информации всем заинтересованным пользователям.
- Работа с сотрудниками непосредственно на их рабочих местах, проведение консультаций по эксплуатации системы. Необходимо активно использовать систему отчетности, это позволит оценить реальное состояние работы с программой.
- Заказчику стоит мотивировать сотрудников, к примеру, разработать систему премирования и поощрить наиболее активных пользователей.
Заключительный этап
- Анализируем и систематизируем обращения заказчика, полученные в течение нескольких месяцев работы с системой.
- Корректируем бизнес-процессы с учетом выявленных недочетов.
- Актуализируем техническое задание и технический проект. При необходимости заключаем договор на адаптацию программы или установку обновлений.
- Адаптируем программу с учетом пожеланий пользователей. Оптимизируем работу пользователей.
- Заказчик при необходимости добавляет пункты в должностные инструкции сотрудников.
- В компании заказчика готовятся приказы о введении системы в эксплуатацию и об изменении должностных обязанностей сотрудников.
- Создаем инструменты, посредством которых можно будет определить уровень работы с системой каждого пользователя. Составляем подробный отчет для заказчика.
- Создаем отчеты и инструменты, посредством которых сможем увеличить прибыль компании клиента. Сопоставляем текущие показатели с показателями, зафиксированными в пункте 8 раздела «Аудит».
- Пописываем документы, согласно которым завершаем работу по договору.
Работая по такому плану, можно не волноваться, что будет забыт какой-нибудь необходимый для эффективного внедрения системы пункт.