Учет номенклатуры в конфигурациях ERP и УТ11. Ошибки в расчете себестоимости

В статье мы расскажем об основных регистрах, которые используются для учета номенклатуры в конфигурациях ERP, УТ11, КА2. Также вы узнаете, какие ошибки чаще всего допускаются в учете товаров и расчете себестоимости и способы их определения и исправления.

Учет номенклатуры в различных конфигурациях 1С – УТ11, КА2, ERP – на данный момент одинаковый. На первый взгляд учет может показаться сложным. К примеру, в одной из самых распространенных типовых конфигураций УТ11 только для учета номенклатуры используются около четырех десятков регистров накопления. Давайте на примере УТ11 разберемся, какие из данных регистров основные, а какие вспомогательные, и для чего они нужны. Так как учет номенклатуры в КА2, ERP устроен аналогичным способом (возможно, чуть сложнее), разобраться с ним после прочтения данной статьи будет просто.

Товарный учет

Специфика УТ11 состоит в том, что в нем есть два четко разделенных контура – финансовый и складской учет. Каждый из этих контуров пользуется собственными регистрами, в которых хранятся данных об остатке товара, и отдельным документооборотом, чтобы вводить данные.

Финансовый контур пользуется документами, связанными с бухгалтерским или финансовым учетом. Вводятся данные в финансовый контур непосредственно бухгалтером или менеджером («Реализация товаров и услуг», «Поступление товаров и услуг» и другие регистры). В этих документах находится нужная, с точки зрения учета, информация: какой товар должен быть на складе, какая его цена и кому он принадлежит. Складкой контур пользуется документами, в которые предоставляют актуальную информацию о наличии товара на реальном складе. Эти документы создают и вводят кладовщики, они видят, какой товар есть на складе и в каком количестве. Кладовщику неважна информация, кому принадлежит данный товар и какова его стоимость. Складские документы – это «Пересчет товаров», «Приходной ордер на товары» и другие.

В конфигурации есть и упрощенный режим работы, в нем нет деления на контуры учета. Используется этот режим, если отключен ордерный учет. На каждый склад предусмотрен отдельный контур, причем настраивается он независимо от других. То есть отдельный складской ордерный документооборот можно наладить для нескольких складов. Установить необходимые настройки можно в форме справочника «Склады». Предоставлена возможность указать разные даты начала эксплуатации каждого складского учета, а также необходимость учитывать товар по ячейкам.

Регистры учета номенклатуры (основные)

Давайте более детально рассмотрим, как в УТ11 хранится информация об остатках товара на складе. Регистров, которые используются для учета номенклатуры, более сорока, и разобраться в них непросто.

Основных регистров накопления, содержащих данные о номенклатуре, всего четыре (остальные используются при рассмотрении разрезов учета).

Главным регистром складского контура является регистр «Товары на складах». В нем находится информация о реальном количестве товара на реальных складах. Данные в регистр вносятся кладовщиком, соответственно, информация меняется по мере того, как заполняются складские документы.

«Товары организаций» – основной регистр, который используется для количественного учета финансового контура. Функция этого регистра – хранение данных о том, какой фирме принадлежит хранящийся на складе товар. Изменение данных в регистре происходит после ввода финансовых документов.

За стоимостный учет товаров в финансовом контуре отвечают сразу два основных регистра – «Себестоимость товаров» и «Партии товаров организаций». В регистре партий находится информация о стоимости товаров каждой партии, поэтому в случае продажи, потребления или описания товара есть возможность учитывать цену товара с ценой отдельно взятой партии. Информация в этом регистре заполняется во время проведения финансовых документов. В регистре «Себестоимость товаров» хранится информация о товарах, партия при этом не учитывается. Также в этом регистре можно найти данные о том, какие дополнительные средства были израсходованы на товар. Расчет данных регистра сложнее, чем в остальных регистрах, связано это с тем, что количественные данные рассчитываются во время проведения финансовых документов, а суммовые данные заполняются посредством отдельного документа «Расчет себестоимости товара».

Так как в этих четырех регистрах хранится основная информация о товарах, их можно назвать центром системы товарного учета.

Для чего же нужны остальные регистры, которых в системе насчитывается около сорока?

Регистры учета номенклатуры (дополнительные)

Чтобы вся система работала правильно, данные основных регистров должны быть согласованы, в этом случае пользователю будет удобно и просто с ней работать. Для решения некоторых задач, которые ставятся перед системой, требуются дополнительные разрезы данных (к примеру, комиссионные товары). В этом случае применяются дополнительные регистры.

Дополнительные регистры типа «Товары к отгрузке», «Товары к поступлению» применяются для обеспечения корректной согласованности двух основных регистров – «Товары на складах» и «Товары организаций». Если в этих регистрах есть остаток, он указывает на то, что документ проведен лишь по одному контуру, по другому же – нет. Приведем пример: пользователь провел документ реализации, в регистре «Товары к отгрузке» появились остатки, это значит, что документ проведен лишь по финансовому контуру. Для того чтобы остатки закрылись, следует ввести расходный ордер на эти товары.

Дополнительные регистры типа "Свободные остатки", "Движения серий товаров" и др. делают работу конфигурации более простой и удобной. В этих регистрах нет оригинальной информации, то есть они являются производными от данных из других регистров. Для чего же нужны эти регистры? Для того чтобы формировать удобные формы различных отчетов, заполнять данные в дополнительных формах и проверять наличие доступных товаров. Регистр «Товары, переданные на комиссию» обеспечивает демонстрацию дополнительных разрезов данных.

Дополнительные регистры «Товары в ячейках» и «Товары к отбору» осуществляют адресный учет товара, то есть в них хранится информация, на каких складах и в каких ячейках находится товар.

Дополнительные регистры «Партии затрат на выпуск», «Материалы и работы в производстве» и др. можно условно назвать регистрами производственного учета. Так как производства как такового в УТ11 нет, в этих регистрах находится информация о том, сколько было потрачено на сборку или разборку товаров, а также какова себестоимость этих товаров.

В УТ11 успешно функционируют дополнительные регистры планового учета по номенклатуре, к примеру, «Заказы клиентов», «Заказы поставщиков» и регистры партионного учета, к примеру, «Партии производственных затрат», «Партии расходов на себестоимость» и др.

Согласованность регистров

Так как в УТ11 контуров два – складской и финансовый – важно тщательно следить, введены ли документы и в одном, и во втором. 1С проверить автоматически это не может, так как технически временное расхождение не является ошибкой, да и временной промежуток между обработкой данных бухгалтером и кладовщиком вполне закономерен. Однако неоднозначная ситуация может возникнуть в конце месяца, если данные в разных контурах не сойдутся. Чтобы избежать недоразумений, достаточно отправить запрос двум регистрам накопления, отметив, что нужно вывести отличающиеся данные. Если расхождения будут обнаружены, следует просмотреть документы по номенклатуре и ввести недостающие.

Рассмотрим на примере. В демо-базе УТ11.2 проведем сверку остатков по организации «Торговый дом «Комплексный»» в двух регистрах – «Товары организаций» и «Товары на складах». Результаты проверки показали, что есть несовпадение по семи позициям. Переходим в движение по документам и видим, что в складском контуре по первому отличающемуся остатку не был введен расходный ордер по документу реализации, который находится в финансовом контуре. Финансовый документ, отражающий излишки по складскому пересчету, не введен в финансовом контуре, что видно по второму отличающемуся остатку. До закрытия месяца необходимо ввести те документы, которых не хватает, в финансовый и складской контуры, в противном случае расчет себестоимости в следующих месяцах будет неверным.

Особое внимание следует обратить на регистры "Товары организаций" и "Партии товаров организаций". Если они будут не согласованы, это всегда будет ошибкой. Причина несогласованности может прятаться в неверном порядке введения документа. Например, не следуют вводить более ранний по времени документ задним числом, если хранящаяся в нем номенклатура списывается будущими документами. Будущий документ в этом случае проведется еще раз по регистру «Товары организаций», однако не будет сформировано движение по партиям. Исправить эту ошибку несложно: следует перепровести документ, перезаполнив виды запаса. Получается, что вы отменяете проведение одного из конфликтующих документов (более позднего по времени), чтобы очистить виды запаса и провести его еще раз.

Несогласованность предыдущей пары регистров может привести к конфликту регистров «Партии товаров организаций» и «Себестоимость товаров». Причины ошибок могут быть разнообразны: ввод данных задним числом, корректировка введенной информации вручную и т.д. В этом случае в регистре партий номенклатура не была списана корректно, но в регистре себестоимости списалась. Последствие этой ситуации – некорректный расчет себестоимости товаров, которые были списаны, а также сумма с нулевым количеством в регистре себестоимости. Подобные ошибки отслеживает система и отправляет сообщение следующего содержания "По номенклатуре – ХХХХХ – обнаружен некорректный остаток в регистре "Себестоимость товаров": Количество = 0, Стоимость = Х.ХХ, СтоимостьБезНДС = Х.ХХ, СтоимостьРегл = Х.ХХ". Главная проблема, которая возникает вследствие подобных ошибок, – то, что они обнаруживаются спустя время, зачастую через несколько недель или месяцев, когда списываются все остатки в будущих периодах.

Несовпадение регистров может быть следствием того, что в исходные документы вносились корректировки уже после расчета себестоимости или в партионном учете было выполнено восстановление. Для исправления данной ситуации следует выполнить перепроведение документа расчета себестоимости, а в следующих периодах расчет себестоимости будет выполнен корректно.

Отрицательные остатки

Нередко пользователям приходится сталкиваться с такой ошибкой, как отрицательные остатки по товарным регистрам. Причиной возникновения этой ошибки может быть то, что отрицательные ошибки не контролируются, в документ поступления были внесены изменения, хотя по номенклатуре этих документов вводились расходные документы. Чтобы выявить эту ошибку следует подать запрос отрицательных остатков. Решить проблему тоже не составит труда: нужно выявить и исправить ошибки в документах, которые привели к появлению отрицательных остатков.

А во вспомогательных регистрах, таких как «Товары к отгрузке», «Товары к оформлению поступления» и др., отрицательный остаток не всегда является ошибкой. Любой остаток в этих регистрах указывает на незаконченные операции, однако эта ситуация не вызывает беспокойства в начале или середине месяца. В конце месяца любой остаток во вспомогательных регистрах, как положительный, так и отрицательный, будет ошибкой. Так как в конце месяца во вспомогательных регистрах не должно быть остатков, только ноль. Лишь эта цифра доказывает, что и в финансовом, и в складском контурах операции согласованы.

Ошибки в расчете себестоимости и их исправление

Механизм расчета себестоимости умеет отслеживать ошибки, которые закрались в регистр.

1.  Если товар отсутствует на складе, появится сообщение следующего содержания "Номенклатура: <НаименованиеНоменклатуры>, склад: <Наименование>, организация: <Наименование> обнаружен отрицательный остаток в регистре "Себестоимость товаров": 1". Из сообщения мы получаем информации, что в конце месяца товара было списано больше, чем было зафиксировано в остатках. Причины этой ошибки могут быть следующими: приходные документы не были введены, приходные документы, по которым ввели расход, были отредактированы, расходный документ ввели по ошибке. Чтобы исправить эту ошибку, следует тщательно проверить движение с отрицательным остатком, осуществляемое по номенклатуре, и установить, в каком документе появилась ошибка.
2.  Если в системе есть остатки с нулевым количеством, появится следующее сообщение вида "По номенклатуре <Наименование>, склад: <Наименование>, организация: <Наименование> обнаружен некорректный остаток в регистре "Себестоимость товаров": Количество = 0, Стоимость = ХХХ,ХХ, СтоимостьБезНДС = ХХХ,ХХ". Эта ошибка появляется исключительно при применении партионного учета. Ошибка указывает на то, что система не смогла правильно определить себестоимость отдельной партии списанного товара. Причиной может быть то, что остатки двух регистров «Себестоимость товара» и «Партии товаров организации» несогласованы. Чтобы устранить данную ошибку, нужно проверить историю документов и установить, на каком этапе наблюдается расхождение значений остатка. Чаще всего причина кроется в неправильной корректировке данных предыдущего периода. Решение этой проблемы простое: повторное проведение документа с целью перезаполнения вида запасов.
3.  Ошибка в организации передач между организациями становится известна пользователю посредством сообщения "'Не оформлены передачи товаров от отправителя: <Наименование>, на получателя: <Наименование>, по складу: <Наименование>'". Причем появляется эта ошибка исключительно при пользовании механизма Интеркампани. Это не совсем ошибка, скорее уведомление для пользователя, что передачи по реализованному другой компании товару были не выполнены. Система видит эту ошибку, если есть остатки во вспомогательном регистре «Товары организаций к передаче». Для исправления ошибки следует оформить передачи посредством рабочего места «Оформление передач и возвратов», а затем еще раз выполнить расчет себестоимости.
4.  Если вы используете комиссионную торговлю и получили сообщение типа "Не оформлены отчеты комитенту о списании по организации: <Наименование>, комитент: <Наименование>'", то в системе появилась ошибка товары на комиссии. Опять же это не совсем ошибка, а уведомление, что отчеты комитенту не были сформированы и отправлены. Система автоматически определяет, что отчет не был отправлен, так как видит, что во вспомогательном регистре «Товары к оформлению отчетов комитенту» есть остатки товара. Для решения проблемы следует сформировать и отправить отчет комитенту и еще раз сделать расчет себестоимости товара.
5.  Сообщение "Не отражено поступление <Количество> шт. работы "<Номенклатура>" в подразделение "<Склад>" организации "<Организация>" появляется в случае использования номенклатуры с типом «Работа». Уведомление предупреждает о том, что работ, которые были списаны или реализованы, было больше, чем фактически поступивших. Определяется эта ошибка автоматически, если во вспомогательном регистре "Материалы и работы в производстве" есть отрицательные остатки. Для исправления ошибки следует осуществить проверку движения, где была обнаружена ошибочная работа, и внести недостающее поступление или исправить использование работы. После выполнения рекомендованных действий еще раз следует выполнить расчет себестоимости.

Выводы

Как видим, в товарном учете УТ11 нет ничего сложного. Для успешного использования этой системы достаточно понять основные принципы и время от времени осуществлять контроль над состоянием учета. Главная проблема состоит в том, что ошибки не находятся своевременно, зачастую проходят недели и месяцы, соответственно, отразились на итогах прошлых периодов. Исправить такую ошибку без последствий уже не получится, так как себестоимость уже была рассчитана, утверждена и отправлена в другие системы. На просторах Интернета гуляет совет списать остатки посредством корректировки регистров. Этому совету лучше не следовать, так как корректировка регистров не устранит ошибку, а всего лишь уберет сообщение о ней. Рано или поздно ошибка опять появится, возможно, в другом виде. К примеру, появятся расхождение информации в отчетах или при проведении документа система не даст разрешение ввиду отсутствия товара, несмотря на то, что по отчету он есть в системе.

Главная задача – определить, в чем причина ошибки и как ее устранить. Если устранить ошибку уже невозможно, то следует выполнить ручную корректировку данных, однако в этом случае необходимо сохранить согласованность данных в связанных основных регистрах. В идеале, сохранить согласованность данных следует во всех регистрах, участвующих в товарообороте. Контролировать правильность учета следует не только после выявления ошибки или в конце месяца, а периодически с целью предупреждения возможных ошибок. Также это позволит избежать выявление и корректировки расчета себестоимости в предыдущих периодах.

Отчет Комплексная проверка ведения учета поможет выполнить анализ корректности данных. В этом отчете несколько вариантов проверок, что позволяет быстро определить главные проблемы, к примеру, отрицательные остатки по номенклатуре, остатки с нулевым количеством и т.д.