Ритм современного бизнеса не позволяет остановиться ни на секунду. Обрабатывать то огромное количество информации, которое необходимо для нормального функционирования предприятия малого бизнеса, вручную уже не представляется возможным. Автоматизация открывает перед предпринимателем широкие возможности: экономия времени и усилий, рост прибыли, получение информации о текущем состоянии бизнеса вне зависимости от места, в котором вы находитесь. Это, конечно, отличное решение. Но есть несколько но: как правило, владельцы малого бизнеса не владеют ресурсами, которые позволили бы им автоматизировать бизнес. И это не единственная проблема, которая возникает на пути автоматизации небольшого предприятия. Попробуем разобраться в каждой из них.
На данный момент есть много программ, которые обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов. Каждая из них выполняет одну или несколько функций. К примеру, ведение клиентской базы, учет продукции или расходных материалов, начисление заработной платы и т.д. Как правило, каждая из программ ориентирована на определенную сферу бизнеса. Есть программы для туристических агентств, ресторанов, гостиниц, салонов красоты, предприятий ЖКХ и многих других.
Несмотря на разную специфику сфер применения, программы похожи друг на друга. «Если рассматривать эти продукты с точки зрения разработчика АСУ, то можно с уверенностью сказать, что все они работают по одной схеме, – поясняет Олег Шкулепа, руководитель проектов по автоматизации бизнес-процессов группы компаний «4Д». – «Ядро» программы одинаковое в каждой программе, а вот «оболочка» разрабатывается непосредственно под сферу деятельности компании-заказчика. Поэтому проблемы, с которыми сталкиваются клиенты в процессе автоматизации бизнеса, практически одни и те же».
Рассмотрим подробнее каждую из них.
Ограниченный бюджет
Автоматизация требует вложения немалых средств. Малый бизнес, как правило, не имеет большого оборотного капитала, кредит брать нерационально, так как перспективы весьма туманны. Тем более просчитать стоимость автоматизации и ее окупаемость крайне сложно.
Цена «коробки» с программным обеспечением невелика, но к ее стоимости следует добавить стоимость оборудования, услуги специалистов по внедрению, стоимость обучения персонала, а также договор на дальнейшее обслуживание. Поэтому для определения конечной стоимости нужно цену «коробки» увеличить как минимум в три раза.
Естественно, в этой ситуации предприниматели пытаются найти выход. Самый бюджетный из них – Microsoft Excel. Преимущества этой программы очевидны: простота, доступность, минимум затрат. Однако, давайте будем честны, использование Microsoft Excel трудно назвать автоматизацией, это скорее записная книжка. Но в ней, например, нельзя определить, сколько клиентов пришли повторно, а сколько отказались от услуг компании.
Олег Шкулепа: «Мы можем предложить оптимальное в такой ситуации решение – программа, которая обеспечит автоматизацию компании. Это Бизнес24. Сервис предназначен для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-процессов малого и среднего бизнеса.
Бизнес24 реализован на базе конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2 и может использоваться как единая информационная система с прикладными решениями:
1С-Битрикс24 – система управления внутренним информационным ресурсом компании для коллективной работы над задачами, проектами и документами, для эффективных внутренних коммуникаций;
1С-Битрикс: Управление сайтом - профессиональная система управления интернет-магазинами.
Для того чтобы организовать работу своей компании в Битрикс24, достаточно зарегистрироваться, используя адрес электронной почты. Битрикс24 позволяет хранить документы, отчеты, данные клиентов и легко их находить. В Битрикс24 есть CRM-система, которая позволяет вести полноценную базу данных клиентов. Звонки, письма, заявки клиентов будут фиксироваться, поэтому вы без труда сможете выстроить эффективные отношения с клиентами. Причем пользоваться Битрикс24 можно абсолютно бесплатно и не надо тратиться на обучение сотрудников, ведь пользоваться программой достаточно просто.
А Бизнес24- на базе конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2 может использоваться как единая информационная система, т.е. непосредственно система учета».
Нехватка времени для внедрения системы автоматизации
Зачастую руководителю небольшой фирмы приходится выполнять функции нескольких сотрудников. Поэтому у него совершенно не хватает времени на то, чтобы вникать в работу системы автоматизации. Кроме того, экономия на обучении руководителя и сотрудников компании является следствием нехватки средств.
Однако в этом случае важно понимать, что внедрение сложной системы автоматизации без обучения сотрудников будет неэффективным и средства, использованные на покупку программы, будут потрачены зря.
Немаловажным является и желание сотрудников изучать предложенную программу. Если сотрудники не видят смысла во внедрении и не хотят обучаться, никакая, даже самая продвинутая система не будет эффективной. Например, Бизнес24 – отличная программа, которая позволяет владельцу контролировать положение дел в своей компании, видеть количество заключенных сделок по каждому менеджеру, контролировать работу с каждым реальным и потенциальным клиентом, создавать воронку продаж, контролировать оплату и т.д. Но эффективность использования программы зависит в первую очередь от того, насколько ответственно относятся сотрудники к своим обязанностям. Если сотрудник будет добросовестно работать в Бизнес24, вносить всю необходимую информацию о клиентах и сделках, программа будет работать эффективно. В противном случае информация, к примеру, о заключенных сделках будет искажена, соответственно, владельцу будут предоставлены неверные сведения.
Выход из данной ситуации один – найти время для детального знакомства с программой. Изучение должно проходить поэтапно: начинать следует с наиболее простых функций, постепенно переходя к более сложным.
Олег Шкулепа поясняет: «Внедряя конкретную программу, руководство компании преследует конкретную цель, с помощью системы автоматизации должны решаться конкретные задачи. Кому-то необходима подробная статистика по работе с клиентами, чтобы повысить уровень обслуживания, кому-то важен порядок в учете материалов и товаров, что позволит снизить себестоимость продукции. Это только две из множества задач, решить которые можно с помощью систем автоматизации. А вот чтобы программа заработала эффективно, необходимо выделить время и средства на обучение сотрудников».
Отсутствие отлаженной системы функционирования бизнес-процессов
Целесообразно автоматизировать в первую очередь повторяющиеся задачи, для выполнения которых необходимы данные, которые заносят в систему. К примеру, менеджер назначил встречу клиенту, но забыл внести эту информацию в календарь, встроенный в систему автоматизации, а потом на это же время назначил встречу другому клиенту. В итоге бизнес-процесс нарушен, однако система автоматизации здесь совершенно ни при чем.
Сбой в системе бизнес-процессов также может произойти и в случае расширения бизнеса. Потому как количество бизнес-процессов увеличивается и найти ответственного за выполнение той или иной задачи непросто. Пока не будет налажена четкая и ответственная работа, опять же система не будет работать эффективно.
Какой можно сделать из этого вывод? Перед внедрением системы автоматизации обязательно следует оптимизировать бизнес-процессы.
Отсутствие у руководителей и сотрудников практики внедрения систем автоматизации
Все в бизнесе бывает в первый раз, в том числе и внедрение продуктов для автоматизации бизнеса. Неопытность влечет за собой следующие проблемы: выбор программы, которая не соответствует потребностям компании, нежелание сотрудников проходить обучение (многие считают, что система автоматизации способна заменить человека, и бояться потерять работу ). Зачастую руководитель компании имеет не совсем точное представление о внедряемом продукте и не может определить, какие бизнес-процессы стоит автоматизировать. И если выбор будет сделан неверный, программа будет бесполезна и проблема останется нерешенной.
Олег Шкулепа: «Руководителю или владельцу компании в первую очередь нужно четко представлять, какие задачи необходимо с ее помощью решить. Кстати, не стоит внедрять систему автоматизации, если в ней пока нет необходимости. Если же такая потребность появилась, следует четко сформулировать задачи, которые поможет решить информационная система. Цель специалистов-внедренцев – подобрать оптимальный для компании продукт, грамотно внедрить его, а после внедрения убедиться в правильном использовании сотрудниками программы и проверить, решены ли проблемы, ради которых было затеяно внедрение».
Текучка кадров и допуск к работе с системой неподготовленных сотрудников
Проблема постоянной смены сотрудников не редкость для бизнеса. Но если компания работает с системой автоматизации, текучка кадров создает дополнительны проблемы: сначала тратиться время и средства на обучение сотрудника, потом он увольняется, и с новичком нужно начинать все сначала. Если система автоматизации внедрялась с целью экономии, то текучка кадров становится серьезной проблемой.
Комментирует Олег Шкулепа: «В нашей компании разработана следующая схема решения проблемы текучки кадров. Внедрив Бизнес24 и обучив сотрудников, наши специалисты составляют инструкцию по работе с системой. Поэтому, когда приходит новый сотрудник, он изучает этот документ. При необходимости проводится индивидуальное обучение, которое не занимает много времени. Далее в течение еще нескольких недель мы оказываем поддержку по телефону. Как правило, проблемы не возникают. Я считаю такую систему наиболее эффективной. Кроме того, важно проводить тщательную работу с персоналом посредством программ адаптации и мотивации, это поможет свести текучку кадров к минимуму. Человеческий фактор, как видим, всегда стоит на первом месте».
Отсутствие техподдержки
Эту проблему многие разработчики считают выдуманной. Качественная информационная система не дает сбой даже в том случае, если ее не обновлять и предоставлять к ней доступ неподготовленным пользователям. Выданные системой неверные данные могут быть следствием только некорректно введенной информации. Поэтому так важно качественное обучение сотрудников. Как правило, любая система автоматизации имеет бесплатное техническое обслуживание на срок от 6 месяцев до 1 года. Но рано или поздно компания остается без техподдержки, соответственно, на распутье: справляться своими силами или заключить договор на ИТС?
Олег Шкулепа: «Опыт нашей работы показывает, что наши клиенты хорошо справляются и без договора технической поддержки. Если сотрудники хорошо обучены, система правильно работает, функции, которыми пользуются в компании, полностью всех устраивают, нет нужды тратить средства на постоянную техподдержку. Однако есть программы, у производителей которых свой взгляд на то, какой должна быть качественная техническая поддержка. Преимущество продукта Бизнес24 в том, что он и по внешнему виду, и по возможностям совпадает с одноименными программами «1С». Вам не придется тратить время на переобучение – просто продолжайте работу с привычными приложениями в окне браузера. У пользователя редко возникает вопрос, как работать с программой. Поэтому специалисты нашей компании не отвечают на вопросы, к примеру, «для чего нужна эта кнопка?», а помогают разбираться, как автоматизировать рассылку электронных писем или организовать базы данных клиентов. На наш взгляд, такой подход к технической поддержке принесет большую пользу клиентам».
Выводы
В первую очередь выбор системы автоматизации должен быть осознанным, а не абстрактным. То есть руководителю компании нужно четко знать, какие проблемы он хочет решить с помощью системы автоматизации. Цель внедренцев – подобрать и качественно внедрить ту программу, которая поможет решить все поставленные задачи. И не стоит забывать, что любая программа должна увеличивать прибыль малого бизнеса.