Досье
Кирилл Шишлов, 31 год, руководитель отдела маркетинга компании Dimanche Lingerie. Компания занимается оптовой продажей женского нижнего белья, купальников и чулочно-носочных изделий. Фирма существует с 2002 года, в её ассортименте более 5 000 товаров от известных марок.
Зачем понадобилась автоматизация
Компания Dimanche Lingerie занимается оптовыми продажами нижнего белья, купальников и чулочно-носочных изделий. Мы работаем по системе Cash & Carry: у нас есть интернет-магазин для оптовых покупателей, в котором они могут совершать покупки после того, как пройдут верификацию, а затем забрать продукцию со склада или оформить доставку.
Раньше все наши торговые операции - закупки, продажи, логистику, рассрочки - мы вели в программе «1С:Торговля и склад». В прошлом году мы поняли, что нам требуется новое программное обеспечение, потому что у нас было много данных об управленческом и финансовом учёте в разных источниках. И свести их в единый информационный контур – это была головная боль для топ-менеджмента. А без этого было невозможно заниматься аналитикой продаж, складских запасов, резервов на складе и т.д.
Как выбирали программное решение
Мы рассматривали различные варианты, но продукты на платформе 1С были предпочтительнее, так как мы давно их используем, у нас вся база в 1С. Плюс для любой компании важна бухгалтерская отчётность, и в этом вопросе фирма «1С» очень близко сотрудничает с налоговыми организациями. Поэтому с их продуктами работать проще.
Сначала мы задумывались об использовании программы «1С:ERP», но её функционал оказался для нас избыточным. Мы не такая крупная компания, чтобы пользоваться такой сложной системой. В итоге наш выбор пал на программу «1С:Комплексная автоматизация 2», так как она подходила нам по сочетанию различных функций.
Её же порекомендовал и подрядчик – компания «Кодерлайн». Для проведения автоматизации мы объявили тендер по выбору подрядчика. К нам обратились четыре организации, мы со всеми пообщались. В результате выбрали «Кодерлайн», потому что её представители вместе с разработчиками смогли быстро расставить приоритеты по внедрению выбранного решения.
Проблема №1, которую решила автоматизация: отсутствие прозрачной товарной аналитики
До внедрения нового программного обеспечения мы большие объёмы информации, касающейся продукции и продаж, сводили вручную. Использовали таблицы Excel, внешние программы. Данных было много, мы тратили огромное количество времени на их обработку и сведение в какие-то общие сводки. Так как всё делалось вручную, то вмешивался человеческий фактор - возникали ошибки. Была большая погрешность в получаемых данных, что грозило принятием неправильных управленческих решений.
Сейчас отчётность по разным отделам и структурам нашей компании сводится в единый пул. Мы можем строить планы по продажам и отгрузкам, не тратим на сбор и обработку данных много времени.
У программы «1С:Комплексная автоматизация 2» много возможностей для работы с внешними источниками данных – электронный документооборот с партнёрами, запасы в нашем оптовом интернет-магазине, сквозная аналитика по маркетингу. Всё это помогает нам заниматься прогнозированием.
Проблема №2, которую решила автоматизация: хаос в резервировании товара на складе
Раньше в используемых нами программах не существовало резервов товара на складе. Мы бронировали товар в разрозненных таблицах. Поэтому администратору склада было крайне тяжело управлять этими процессами. Из-за чего менеджеры по продажам не всегда понимали, есть ли на складе нужный им товар в необходимом объёме.
Сейчас в программе «1С:Комплексная автоматизация 2» налажен процесс резервирования, у нас появилась такая сущность. Она позволяет нам лучше управлять складскими запасами. Теперь комплектовщики заказов и менеджеры по продажам яснее понимают, какой товар есть в резерве или свободной продаже, мы можем успешнее очищать товарные остатки. К этому мы быстро привыкли.
<Проблема №3, которую решила автоматизация: ошибки управленческого и финансового учёта/h3>
Работа разных подразделений в различных программах и обмен данными через них или в таблицах Excel приводили к возникновению ошибок. Избавиться от них – в этом и состояла одна из основных задач автоматизации.
Сейчас весь управленческий и финансовый учёт ведётся в программном решении «1С:Комплексная автоматизация 2». Количество ошибок сведено к минимуму, топ-менеджменту нашей компании стало гораздо легче работать и принимать решения.
Неожиданные сложности
Любой автоматизации предшествует стадия экспертизы, когда подрядчик проводит аудит существующей платформы, используемых отчётов и номенклатур, изучает структуру организации. У нас эта стадия тоже была, но аудит рабочих мест был проведён недостаточно тщательно.
Из-за этого на этапе тестирования нового ПО мы столкнулись с техническими проблемами – не хватало мощности сервера и компьютеров на рабочих местах. Нам пришлось тратить дополнительные средства на покупку «железа» и иную организацию рабочих мест. Было бы лучше, если бы обо всём этом сотрудники «Кодерлайн» предупредили нас заранее.
Вторая большая и непредвиденная сложность – наш персонал не хотел принимать новый формат работы. Изменилась логика работы с отгрузками, вникать во всё новое сотрудникам не хотелось. Мы боролись с этим, организовав обучение отделов. Эта работа ведётся и сейчас.
Алексей Орлов, руководитель проектов компании «Кодерлайн»: «У компании Dimanche Lingerie в номенклатуре около 100 тысяч единиц. Нам, программистам, было сложно отобразить их все в решении по заданным характеристикам. Это потребовало внести в коробочное решение некоторые изменения, но ничего глобального».
Первые результаты
Мы приступили к проекту автоматизации в ноябре 2017 года. Обозначили для себя завершение проекта к лету 2018 года. Но у нас немного сдвинулись сроки: мы совершили внедрение не за шесть, а за восемь месяцев. Хотя стандарт по рынку – год.
Результаты стали сразу видны после того, как мы перешли на новое ПО. Уменьшился хаос в работе, мы наладили складской учёт, нам стало проще работать с резервированием.
Сегодня в программе работают уже 30 человек. В ближайшее время мы планируем запустить цех по пошиву нижнего белья, поэтому очень довольны, что в «Комплексная автоматизация 2» есть блок «Производство». Его функционала для реализации цели будет достаточно.